Kokouskäytännöt

VSY:n toimisto ja kokoustilojen käyttö

Toimisto sijaitsee ELY-virastotalon toisessa kerroksessa, Korsholmanpuistikko 44. Ulko-ovi on auki päivisin klo 9-15 välillä, sisäovi on aina lukittu. Jos alakerran infopisteessä ei istu kukaan ovea avaamassa, niin ovessa on yhteystietolista, jossa puhelinnumerot, joihin voi soittaa oven avaamista varten.

VSY:n yhteyshenkilö jäsenasioissa ja kokoushuonevarauksissa on Ralf Fagerlund (arkisin klo 9-14.30) 044-709 1141 / info [at] vaasanseudunyhdistykset.fi

Hissi

Hissillä ylöspäin kuljettaessa on käytettävä läpyskäavainta koskettimeen ennen kerroksen 2 valintaa, alas pääsee ilman läpyskää.

VSY:n kokoushuoneet

Jäsenyhdistykset voivat käyttää kokoustiloja veloituksetta max 5 kertaa kuukaudessa.

                                   2 t           Seuraavat tunnit                               Varusteet

Kokoushuone 1
(n. 50 henk)               30€                     10€                                  2 videotykkiä + tietokone,
                                                                                      fläppitaulu, tussitaulu,induktiosilmukka

Kokoushuone 2         20€                      5€                                         Tussitaulu
Vertaishuone
(4-7 henk)

Kokoushuone 3         20€                      5€                                       
(10 henk)                                                                                        

         

Auditorioon 1-kerroksessa mahtuu n 60 henk, auditoriovaraukset menevät aina Ralfin kautta.

Kokouskahvituksesta huolehtii varaaja itse. Kahvi- ja vedenkeitin löytyvät tiloista, mutta varaa mukaan kaikki muu kahvitukseen tarvittava (kahvit, suodatinpaperit ym., tarjottavat ja kertakäyttöastiat). KIITOS, ETTÄ JÄTÄT KOKOUSTILAN SIISTIKSI KÄYTTÖSI JÄLKEEN. Roskakorin tyhjää VSY:n siivooja.

Kokouskohtainen vastuuhenkilö

Tehdessänne kokousvarausta varaaja nimeää kokouskohtaisen vastuuhenkilön, jonka yhteystiedot merkitään varauskirjaan tai ilmoitetaan puhelimella tai sähköpostilla varauksia tehdessä. Jos kokous peruuntuu, ilmoitetaan siitä mahdollisimman pian VSY:n järjestöassistentille.

Kokousten pitäminen ja ulko-oven avaaminen arki-iltaisin, viikonloppuisin ja pyhinä

Kokousväen on huolehdittava ulko-oven avaamisesta arki-iltaisin, viikonloppuisin ja pyhisin itse.

Tähän tarvitaan ulko-oven läpyskäavain sekä toisen kerroksen välioven avain. Tarvittaessa nämä voidaan lainata VSY:n toimistosta.

Vastuuhenkilö huolehtii lisäksi viikonloppuisin ja arkipyhisin sisääntullessa ensimmäisenä hälytyksen poiskytkemisestä. VSY:n järjestöassistentti tai vahtimestari opastaa tähän viikolla päiväsaikaan.

Hälytyksen ollessa poiskytkettynä liikkuminen onnistuu hälytyksettä klo 22:een saakka. Iltakokousten täytyy siis päättyä viimeistään klo 21:45.

(Huomioittehan että aika on muuttunut!)

Pois lähdettäessä vastuuhenkilö huolehtii, että:

-kahvin- ja vedenkeitin sekä hella on poissa päältä,
-videotykit on sammutettu,
-2:n kerroksen väliovi on lukittu,
-valot on sammutettu käytävällä ja kokoushuoneissa.

(käytävä-kytkimet hissin sekä käytävän perässä olevan oven luona)

Terveisin,

Ralf Fagerlund

Järjestöassistentti