Kokouskäytännöt

VSY:n toimisto ja kokoustilojen käyttö

Toimisto sijaitsee ELY-virastotalon toisessa kerroksessa, Korsholmanpuistikko 44. Ulko-ovi on auki päivisin klo 9-16 välillä, sisäovi on aina lukittu. Jos alakerran infopisteessä ei istu kukaan ovea avaamassa, niin ovessa on yhteystietolista, jossa puhelinnumerot, joihin voi soittaa oven avaamista varten. VSY:n yhteyshenkilö jäsenasioissa ja kokoushuonevarauksissa on Ralf Fagerlund (arkisin klo 9-14.30) 044-709 1141 / info [at] vaasanseudunyhdistykset.fi

Hälytyksen ollessa poiskytkettynä talossa voi liikkua hälytyksettä klo 22:een saakka. HUOM! Kokousväen ei nykyisin tarvitse kytkeä hälytysjärjestelmää pois päältä arkisin eikä viikonloppuisin.

VSY:n kokoushuoneet

Tilojen käyttö jäsenyhdistyksille on maksutonta 5 kertaa kuukaudessa, tästä ylimenevä käyttö jäseniltä laskutetaan. Ei-jäseniltä käytöstä peritään aina maksu.

                                   2 t           Seuraavat tunnit                               Varusteet

Kokoushuone 1
(n. 50 henk)               30€                     10€                                  2 videotykkiä + tietokone,
                                                                                      fläppitaulu, tussitaulu,induktiosilmukka

Kokoushuone 2         20€                      5€                                         Tussitaulu
Vertaishuone
(5-10 henk)

Kahvio                                         
(n.50 henk)

Yleisessä käytössä olevat huoneet

VSY:n asiakaskunnan käyttöön on tulossa myös uusia kokoustiloja. Niitä ovat ensimmäisessä kerroksessa huoneet nimeltä Kulma, Ykkönen (ei pidä sekoittaa toisessa kerroksessa olevaan vanhempaan huone yhteen), ennestään tuttu Auditorio sekä viidennessä kerroksessa oleva Sauna.

Varaukset seuraaviin kokoushuoneisiin tulee tapahtumaan uuden, talon sisäisen, sähköisen ajanvarausjärjestelmän kautta, ja ne menevät järjestöassistentin kautta.
Asiasta tiedotetaan erikseen kun huoneet vapautuvat käyttöön ja varauksia voi tehdä, arvioitu ajankohta on helmikuu 2019.

Kulma, 1. krs                                          
(n.10 henk)

Ykkönen,  1. krs
(n.15 henk)        

Auditorio, 1. krs
(n.60 henk)

Sauna, 5. krs       

Kokouskahvituksesta huolehtii varaaja itse. Kahvi- ja vedenkeitin löytyvät tiloista, mutta varaa mukaan kaikki muu kahvitukseen tarvittava (kahvit, suodatinpaperit ym., tarjottavat ja kertakäyttöastiat). KIITOS, ETTÄ JÄTÄT KOKOUSTILAN SIISTIKSI KÄYTTÖSI JÄLKEEN. Roskakorin tyhjää VSY:n siivooja.

Kokouskohtainen vastuuhenkilö

Tehdessänne kokousvarausta VSY:n omiin kokoustiloihin varaaja nimeää kokouskohtaisen vastuuhenkilön, jonka yhteystiedot merkitään varauskirjaan tai ilmoitetaan puhelimella tai sähköpostilla varauksia tehdessä. Jos kokous peruuntuu, ilmoitetaan siitä mahdollisimman pian VSY:n järjestöassistentille.

Kokousten pitäminen ja ulko-oven avaaminen arki-iltaisin, viikonloppuisin ja pyhinä

Kokousväen huolehtii ulko-oven avaamisen arki-iltaisin klo 16:sta jälkeen, viikonloppuisin ja pyhisin itse. Tähän tarvitaan ulko-oven läpyskäavain sekä kokouksen ollessa toisessa kerroksessa välioven avain. Tarvittaessa nämä voidaan lainata VSY:n toimistosta. HUOM! Jos tarvitette laina-avainta: muistattehan tulla arkipäivänä -kokouspäivänä tai sitä edeltävänä päivänä- kuittamaan avain VSY:n toimistosta! (os. Korsholmanpuistikko 44, 2. krs.)

Pois lähdettäessä vastuuhenkilö huolehtii, että:
-kahvin- ja vedenkeitin sekä hella on poissa päältä,
-videotykit on sammutettu,
-2:n kerroksen väliovi on lukittu,
-valot on sammutettu käytävällä ja kokoushuoneissa.

(käytävä-kytkimet hissin sekä käytävän perässä olevan oven luona)

Terveisin,

Ralf Fagerlund

Järjestöassistentti